03.01.2011

Teams gibt es nicht nur in Arbeitsgruppen oder Projekten größerer Betriebe. Auch in Kanzleien sollte man auf den Teamgeist setzen, wenn es gilt, Aufgaben zu bewältigen. 

Worauf kommt es bei Teams an?

Integration

Sorgen Sie dafür, dass sich im Büro alle schnellstmöglich kennenlernen. Binden Sie neue MitarbeiterInnen schnell ein, ebenso Auszubildende. Auszubildende können zwar noch nicht alles, leisten aber einen ebenso wertvollen Beitrag durch Kleinarbeiten.

Information

Informationen sollten immer offen ausgetauscht werden. Dies dient der schnellen Erledigung. Werden Informationen vorenthalten, kann die Arbeit ggf. nicht sauber erledigt werden, Fehler können die Folge sein und hätten vermieden werden können.

Kommunikation und Regeln zum Umgang miteinander

Die Kommunikation sollte stets sachlich bleiben, auch wenn Stress die Arbeit diktiert. Der Umgang miteinander sollte stets höflich und respektvoll gehandhabt werden. Gibt es verbale Entgleisungen, sollten diese möglichst zeitnah wieder bereinigt werden – am besten noch am selben Tag, wenn sich die Gemüter wieder beruhigt haben. Bleibt der Konflikt bestehen, z. B. durch „eisiges Schweigen“, wird sich das auf Dauer auf die Leistung eines Teams auswirken. Eine „dumme Sache“ wird dann mangels Kommunikation zu einem echten Problem innerhalb eines Teams. Hier sollten alle Teammitglieder darauf bedacht sein, dass man gemeinsam in eine Richtung rudert und ein gemeinsames Ziel hat, nämlich den Büroalltag für alle so angenehm und erfolgreich wie möglich zu gestalten.

Wichtig ist, dass alle MitarbeiterInnen über eine ordentliche Sozial- und persönliche Kompetenz verfügen. Sozialkompetenz ist die Kompetenz, die sich auf den Umgang mit anderen bezieht, z. B. Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit. Persönliche Kompetenz ist die Kompetenz, die sich auf den Charakter eines Einzelnen bezieht, z. B. Kritikfähigkeit, Umgang mit Belastungen, Entscheidungsfreude.

Umgang mit Fehlern

Wie eingangs erwähnt, ist Information mit das Wichtigste in einem Team. Fehler passieren jedem. Für denjenigen, der den Fehler gemacht hat, ist dies in der Regel sehr unangenehm. Ein Team muss Fehler jedoch  ertragen können, ohne den Einzelnen, dem der Fehler unterlaufen ist, auszugrenzen – in einem echten Team gibt es kein „Sündenbockprinzip“. Aufbauende Worte sind gefragt.

Aufgabenverteilung nach Fähigkeiten

Gute Teams teilen sich in Stresssituationen die Aufgaben nach ihren Fähigkeiten ein. Hat jemand z. B. die Gabe, in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu behalten und dabei freundlich zu bleiben, so ist er sehr gut im Kundenbereich oder am Telefon aufgehoben. Andere wiederum können aufgrund ihrer Erfahrung sehr schnell erkennen, welche Aufgaben insgesamt abverlangt werden und welche Aufgaben Priorität haben. Derjenige wird dann grundsätzlich in der Lage sein, die Arbeiten zu verteilen. Der nächste wiederum ist der/die Beste und Schnellste im Bereich der Zwangsvollstreckung und, und, und…

Teamprobleme

Perfektionisten

Perfektionisten verbringen viel Zeit damit, dass alles mehr als hundertprozentig wird und verschwenden damit viel Energie. Die perfekte Lösung ist nicht immer gefragt, noch nicht mal immer gefordert. Damit wird die Arbeit oftmals ineffizient und übt unnötigen Druck aus. Ein Schriftsatzentwurf muss nicht unbedingt fehlerfrei sein, wenn es nicht gefordert ist. Deswegen ist es ein Entwurf. Die Anlagen müssen nicht nochmal und nochmal kontrolliert werden, um zu überprüfen, ob man auch keine Anlage vergessen hat. Einmalige Kontrolle – aber dafür richtig – reicht.

Rivalitäten

Wenn einer immer der Beste sein will, wird das dazu führen, dass er nur seine eigenen Ziele verfolgt, nicht aber die des ganzen Teams und auch nicht die seiner Firma. Anderen bei Aufgaben den Vortritt zu lassen gehört ebenso zum Teamverhalten wie auch mal zurückzustecken, wenn andere Erfolge vorweisen können.

Ärgern und Jammern

…bringt nichts! Wer denkt, immer nur ihm passierten die Fehler oder alle seien gegen ihn, wird sich in einem Team nicht behaupten können. Mit Gelassenheit oder auch mal mit einem Lächeln auf Fehler zu reagieren bedeutet einen Ausweg aus der Schmollecke. 

Reibungsverluste

Reibungsverluste zeigen sich in einem Team zunehmend, wenn Diskussionen ohne Ergebnis und klare Lösungen enden, abschätzige Bemerkungen fallen, keine entspannte Atmosphäre mehr herrscht, der Ton scharf wird oder sich Mitarbeiter nur noch darauf versteifen, wer Recht und wer Unrecht hat. Spätestens dann ist der Teamgeist nicht mehr gegeben.

Folge von Reibungsverlusten

Leidet der Teamgeist, macht sich vor allem Resignation breit. Der Enthusiasmus fehlt, Eigeninitiative spielt kaum noch eine Rolle, das Interesse für die Arbeit schwindet, alle wirken genervt.

Warnsignale für ein Team

Spätestens wenn die folgenden Signale auftreten, sollten bei allen „die Alarmglocken läuten“:

• Lösungen zu Problemen werden von MitarbeiterInnen nicht mehr angeboten,
• Umgangston und Begrüßung wird förmlicher, es findet kein „kleiner Plausch“ mehr statt,
• Informationen fließen nicht mehr,
• Blickkontakt wird vermieden oder Teammitglieder wenden sich voneinander ab,
• Teammitglieder wirken genervt.

Solche Probleme sollten behutsam, aber offen angesprochen werden; sprechen Sie den Zusammenhalt des Teams an, machen Sie deutlich, dass „Grüppchenbildung“ sich schlecht auswirkt, und seien Sie überzeugt von dem Vorteil der Teamarbeit.

Immer jubeln!

Martina Ortz Anwalts- und Büroservice, Oberhausen