Das Protokoll dient der Darstellung von Meetings, Versammlungen, Gerichtsverfahren und anderen Sitzungen. Es ist sozusagen die Wiedergabe von etwas Gesagtem und hat die Funktion der Dokumentation. Ebenfalls dient es als Beweismittel, z. B. in Gerichtsverhandlungen, und als Dokumentationsgrundlage bei Beschlüssen oder Wahlen.

Vorbereitung des Protokolls

Wichtig für Protokollführer ist, sich vorher mit der Tagesordnung, den Teilnehmern und den wichtigsten Punkten der Versammlung vertraut zu machen. Es ist daher vorher zu klären, um welche Art von Protokoll es sich handeln soll:

1. Protokollführung in Gerichtsverhandlungen

Das Gerichtsprotokoll gibt den Verlauf der Verhandlung wieder. Die Zeugenaussagen werden hierbei wörtlich aufgenommen.

2. Protokollführung in Meetings

Hierbei kann es sich um Geschäftsleitungssitzungen, Abteilungssitzungen, Besprechungen, Geschäftsverhandlungen handeln. Es empfiehlt sich hier häufig, ein Ergebnisprotokoll zu führen. Dieses zielt hauptsächlich auf die Ergebnisse und Beschlüsse ab, die erarbeitet wurden und anschließend umgesetzt werden sollen.

3. Verlaufsprotokoll

Beim Verlaufsprotokoll wird sozusagen der Verlauf der Versammlung, also auch Reden und Diskussionsbeiträge der Teilnehmer, sinngemäß wiedergegeben, da nachvollziehbar bleiben soll, welche Themen behandelt wurden und wie sich die Teilnehmer in die Diskussion einbrachten.

4. Wortprotokoll

Soll bei einer Sitzung das Gesagte genau wiedergegeben werden, handelt es sich um sog. Wortprotokolle. Wortprotokolle werden des Öfteren in sog. Krisensitzungen angewandt, z. B. bei Streitigkeiten in Teams, aber auch in Parlamentsdebatten.

Inhalt des Protokolls

Das Protokoll sollte zumindest folgende Daten beinhalten:

• Ort und Datum der Versammlung
• Beginn und Ende der Sitzung
• Teilnehmer
• Tagesordnung
• Vorsitz der Versammlung
• Beschlussergebnisse
• Wahlergebnisse
• Unterschrift

Anforderungen an Protokollführer

Protokollführung ist in der Regel eine unliebsame Sache. Trotzdem muss ein Protokollführer ein sehr gutes Sachverständnis besitzen, die Probleme in Sitzungen erfassen können, Beschlüsse, Ergebnisse eindeutig dokumentieren können, gute Deutschkenntnisse besitzen, Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden können und Protokolle so verfassen, dass sie vor höheren Gremien Bestand haben und Beschlüsse nicht nichtig sind. Ferner sollten Protokollführer vorhandene (Geschäfts-) Ordnungen und Satzungen kennen.

Das Protokoll sollte im Präsens verfasst werden. Lange Sätze sind zu vermeiden. Wörtliche Reden sollten –wenn überhaupt - im Konjunktiv wiedergegeben werden. Ein Protokoll ist immer sachlich, präzise und neutral zu halten und nicht die Meinung des Protokollführers wiedergeben.

Das Protokoll sollte so schnell wie möglich nach Sitzungsende verfasst werden. Erfolgt die Protokollanfertigung erst nach Wochen, sind viele Details einfach vergessen.

Unterschriften und Gegenlesung

Schließlich muss unter das Protokoll noch die Unterschrift des Protokollführers sowie in der Regel des Vorsitzenden der Sitzung. Daher hat dieser das Protokoll gegenzulesen. Oftmals empfiehlt es sich, aus Platzgründen lediglich Protokollauszüge statt ganzer Protokollkopien zu den einzelnen Vorgängen zu heften.

Immer jubeln!

Martina Ortz
Anwalts- und Büroservice, Oberhausen