Mach' ich gleich, mach' ich später, mach' ich nie

Jeden Tag erneut, organisieren wir unsere Arbeit und die Akten, die es zu bearbeiten gilt. Die Prinzipien, die ich für meine Büroarbeit entwickelt habe, gelten in meiner Freizeit entsprechend.

Mach' ich gleich

Es gibt Dinge und Akten, die verlangen umgehende Erledigung. Aus der täglichen Post heraus legen wir die Posteingänge zur Seite, die sofort von uns erledigt werden müssen. Als Beispiel verweise ich auf eine unvollständige Mitteilung eines Drittschuldners. Da ist flinke Reaktion erforderlich, das Schreiben an den Drittschuldner geht per Fax, per E-Mail und mit einfacher Post sofort auf den Weg; denn wenn ich nicht sofort reagiere, zahlt der Drittschuldner ggf. an den Schuldner aus und ich habe das Problem, den Drittschuldner dazu zu bewegen, noch einmal zu leisten. Wer führt schon gerne überflüssige Drittschuldnerprozesse, die sich dadurch vermeiden lassen, dass man prompt reagiert.

Mach' ich später

In der Akte ist das Terminsprotokoll mit Streitwertfestsetzung eingegangen. Das Gericht hat den Streitwert auf 10.000,00 EUR festgesetzt. In der Vorschussrechnung war ein Gegenstandswert von 20.000,00 EUR angesetzt. Die Akte lege ich zur Prüfung zur Seite, notiere eine Frist für die Streitwertbeschwerde und ermittle, nach dem ich die eiligen Akten erledigt habe, ob eine Streitwertbeschwerde erforderlich ist.

Dann wird natürlich auch das Kostenfestsetzungsgesuch gestellt, die ggf. erforderliche Korrespondenz mit der Rechtsschutzversicherung geführt, der Mandant informiert, aber das ist alles nichts, was brennt.

Mach' ich nie

Ich möchte Ihnen hier meinen Lieblingsstapel vorstellen. Die Posteingänge, bei denen ich zu überlegen habe, wie ich weiter verfahre. Nehmen wir etwa zwei Kataloge für Bürobedarf. Eigentlich müsste ich prüfen, welcher von beiden Anbietern insgesamt günstiger ist, für den Bedarf, den ich bei dem Anbieter abdecken müsste. Jetzt könnte ich mich also, wenn ich einmal Ruhe und Zeit habe (ha, ha, ha) damit beschäftigen, ob ich den Anbieter von Bürobedarf wechsle. Ich könnte auch eine Tabelle führen und die Preise für das einzelne Produkt einfügen und anschließend immer auf diese Tabelle zurückgreifen. Oder aber, und das ist tatsächlich mein Alltag, ich werfe beide neuen Kataloge ungelesen in den Altpapierkorb und beschließe, dass die Zeit, die ich jetzt eingespart habe, wieder einer der anderen Kategorien zur Verfügung steht. Es gibt also bestimmte Dinge im Büro, die mache ich nie. Nicht weil ich nicht will, sondern, weil ich mit den anderen Aufgaben zeitlich so eingespannt bin, dass ich eine Auswahl treffen muss, womit ich meine Arbeitszeit verbringe.

Privat verfahre ich ähnlich: mache ich gleich nach Feierabend (kochen, Wäsche waschen, bügeln etc.), mache ich später (faulenzen und lesend auf dem Sofa sitzen), mache ich nie (meinen privaten Schreibtisch aufräumen, Schreibtisch aufräumen gehört ins Büro, irgendwann find' ich auch so alles wieder).

Insofern ist Zeitmanagement uns allen jeden Tag geläufig und zwar rund um die Uhr, wir wissen es nur oft nicht.

Ihre G. Baumgärtel