13.01.2010

Mit einem aufgeräumten Schreibtisch kann der Bearbeitung der Akten ja nichts mehr im Wege stehen. Doch wir alle kennen das Problem: Zu viel Arbeit für zu wenig Zeit! Daher müssen wir die Zeit, die uns täglich zur Verfügung steht, so effizient wie möglich nutzen. Eine Zeitplanung kann da sehr hilfreich sein.

Überblick verschaffen

Um eine Zeitplanung zu erstellen, müssen Sie sich erst mal einen Überblick über ihren Arbeitstag verschaffen. Welche Aufgaben haben Sie an Ihrem Arbeitsplatz zu erledigen? Notieren Sie ungefiltert alle Tätigkeiten die sich aus Ihren Aufgaben ergeben. Aus der Sachbearbeitung ergeben sich neben der Korrespondenz auch Telefonate, Recherchen, Wiedervorlagen u.v.m.; auch wenn Sie nach Diktat schreiben, ergeben sich daraus doch die unterschiedlichsten Tätigkeiten.

Bei Durchsicht dieser ersten Aufstellung werden Sie feststellen, das die Aufgaben aufgeteilt werden können, in

• wichtige Aufgaben – sofort zu erledigen
• einfache Aufgaben – schnell zu erledigen
• umfangreiche Aufgaben – müssen nicht zeitnah erledigt werden
• unwichtige Aufgaben – lassen sich gegebenenfalls ersatzlos streichen.

Um eine genaue Analyse Ihrer Arbeitszeit durchzuführen, sollten Sie eine Woche lang alle Aufgaben und Tätigkeiten notieren. Erstellen Sie eine Liste. Diese Liste muss nicht aufwendig sein.

Danach erstellen Sie sich eine einfache Tabelle mit den immer wieder kehrenden Tätigkeiten. Hinter die Spalte der Tätigkeiten vermerken Sie nun die Zeiten, die Sie jeden Tag in der Woche mit diesen Tätigkeiten verbringen. Es bietet sich an, zunächst jeden Tag eine eigene Tabelle zu verwenden. Lassen Sie einige Zeilen frei für die im Laufe der Woche hinzukommenden Tätigkeiten und machen Sie eine Spalte für Notizen, z. B. vermerken Sie hier wenn eine Aufgabe nicht häufig vorkommt.

*Telefonate und E-Mails können noch in Eingehende und Ausgehende getrennt werden.

Planung erstellen

Wenn Sie eine Woche lang Ihre Aufgaben und Tätigkeiten einschließlich der darauf verwendeten Zeiten festgehalten haben, werden Sie feststellen, dass nicht jeder Arbeitstag gleich ist, aber sich viele Aufgaben wiederholen. Mit dieser Übersicht können Sie für Ihren Arbeitsplatz eine allgemeine Planung vornehmen.

Die Planung sollten Sie nicht zu detailiert, d.h. minutengenau vornehmen, z.B.:

08.00 – 08.30                         Eingangspost durchsehen
08.30 – 09.30                         Wiedervorlagen bearbeiten
09.30 – 09.50                         Telefonate
09.50 – 12.00                         Korrespondenz/Diktate erledigen,

Einen solch geordneten Arbeitsablauf würde sich vielleicht die eine oder andere Kollegin wünschen, er wird sich aber im Arbeitsalltag kaum durchführen lassen. Er birgt aber auch Frustrationspotential: Zum Beispiel wenn Ihnen irgendetwas dazwischen kommt, ein Gespräch mit dem Chef oder ein Telefonat, dann hinken Sie hinter dem Plan hinterher und geraten unnötig unter Druck.

Daher ist es besser, sich lediglich eine Reihenfolge der zu erledigenden Tätigkeiten festzulegen. Wenn Sie Zeiten festlegen wollen, dann seien Sie auf jeden Fall großzügig mit der Zeitvergabe. Neben den Tagesaufgaben kann jederzeit eine weitere Aufgabe hinzukommen – etwa ein Mahnbescheid oder eine Klage, die verschickt werden müssen. Berücksichtigen Sie dies nicht in der Zeitplanung durch einen ausreichenden Zeitpuffer, führt dies zu Zeitdruck.

Leistungskurve berücksichtigen

Beachten Sie auch ihre persönliche Leistungskurve. Unsere Leistungsfähigkeit unterliegt im Laufe des Tages Schwankungen. In der Regel liegt der Leistungshöhepunkt am Vormittag, planen Sie wichtige Aufgaben in dieser Zeit ein. Danach fällt unsere Leistungsfähigkeit ab, um gegen 16.00 Uhr nochmals leicht anzusteigen. Werden Sie sich Ihrer persönlichen Leistungskurve bewusst, sodass Sie damit planen können. Berücksichtigen Sie z.B., dass viele Menschen nach der Mittagspause ein leichtes Tief erleben. Planen Sie für diese Zeit leichtere Routineaufgaben, oder Tätigkeiten, die mit Bewegung verbunden sind.

Pausen

Pausen müssen in der Planung nicht extra notiert werden. Gesetzlich ist geregelt, dass unsere Arbeitszeit von feststehenden Ruhepausen unterbrochen werden muss (§ 4 ArbZG).
Versuchen Sie aber auch, Kurzpausen einzulegen, z.B. indem Sie sich einen Kaffee holen oder einen Gang zum Kopieren unternehmen. Wichtig ist auch, zwischendurch Frischluft hereinzulassen und das Fenster zu öffnen. Damit wirken Sie einer Ermüdung und damit dem Nachlassen der Arbeitsleistung entgegen. Besonders am Bildschirmarbeitsplatz ist es notwendig und auch gesetzlich vorgeschrieben, Kurzpausen einzulegen (§ 5 BildscharbV).

Nachdem Sie eine Planung erstellt haben, nutzen Sie diese als Grundstruktur für Ihren Arbeitsalltag. Sie werden bald feststellen, dass Sie mit dieser Strategie Ihre Arbeit besser bewältigen und Störungen erkennen und vermeiden können.

Ursula Menke