08.11.2010

Was tun, wenn plötzlich und für längere Zeit die Kollegin ausfällt, die immer zuverlässig die Urkundenrolle des Notars geführt hat – und Sie sollen auf einmal die Vertretung übernehmen?

Was tun, wenn in Ihrer Kanzlei ein neues Notariat aufgebaut wird – und Sie werden mit der Führung der Urkundenrolle beauftragt?

In beiden Fällen kommt es darauf an, sich schnell einen Überblick über die wichtigsten Vorschriften zur Führung der Urkundenrolle zu verschaffen.

Was ist die Urkundenrolle?

Der Notar ist bei der Ausübung seines Amtes verpflichtet, bestimmte Bücher und Verzeichnisse zu führen, darunter auch die Urkundenrolle.

In der Urkundenrolle werden (mit einigen Ausnahmen) sämtliche Amtshandlungen des Notars eingetragen. Die Führung der Urkundenrolle ist erforderlich, um Urkunden schnell aufzufinden. Sind Urkunden abhanden gekommen, ist die Urkundenrolle u.a. ein wichtiges – und nicht selten das einzige – Mittel zur Rekonstruktion. Darüber hinaus dient die Urkundenrolle der eigenen Kontrolle und der Kontrolle seitens der Dienstaufsicht (Notariatsrevision).

Der Notar allein trägt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Urkundenrolle. Er darf und wird in der Praxis diese Aufgabe jedoch seinem gut ausgebildeten Personal übertragen und erwarten, dass Sie die einschlägigen Vorschriften zur Führung der Bücher und Verzeichnisse kennen und die Eintragungen entsprechend vornehmen.

Sämtliche Vorschriften zur Führung der Urkundenrolle finden sich in der Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot). Die DONot ist in allen Bundesländern der Bundesrepublik Deutschland weitestgehend einheitlich erlassen worden (bundeseinheitliche Verwaltungsverfügung). Die DONot auf Basis der niedersächsischen Version, aber mit Anmerkungen für die anderen Bundesländer, finden Sie im Internet bei der Bundesnotarkammer: HTML » PDF »

Übrigens: Die Urkundenrolle heißt zwar Urkundenrolle, es handelt sich aber um ein Buch (lesen Sie dazu die erste Frage der Checkliste).

Die Top Ten der Urkundenrolle: Checkliste

Die folgende Tabelle soll Ihnen die wichtigsten Vorschriften zur Führung der Urkundenrolle vermitteln und kann als Check- und Arbeitsliste heruntergeladen und ausgedruckt werden.