16.02.2010

Auch mit der besten Zeitplanung und den besten Strategien kommt es in unserem Arbeitsalltag immer wieder mal zu Störungen. Diese lassen sich nicht planen, aber mit dem entsprechenden Umgang lässt sich dieser Zeitverlust minimieren.

Besuche

Besuch zu bekommen ist meistens eine erfreuliche Angelegenheit. Auch im Büro kann der Besuch einer Kollegin eine nette Unterbrechung sein. Man tauscht sich aus, man kann der Kollegin weiterhelfen. Aber manchmal kann der Zeitpunkt auch sehr ungünstig sein. Der Besuch ist eine Störung.
Je nach Grund der Störung können wir wie folgt damit umgehen:

• Die Kollegin möchte nur eine Akte oder Dokumente abgeben und/oder hat eine „kurze“ Frage – hier können wir freundlich darauf hinweisen, dass der Zeitpunkt gerade schlecht ist. Die Unterlagen können in den Eingangskorb oder dergleichen gelegt werden, und wir kommen auf die Kollegin nach Erledigung unserer derzeitigen Tätigkeit zurück.
• Die Kollegin möchte eine Aufgabe abgeben (hierfür gibt es die unterschiedlichsten Gründe) – sofern wir keine Zeit erübrigen können (manches Mal auch die Aufgabe nicht übernehmen möchten), sollten wir „Nein“ sagen. Dies kann man auf die unterschiedlichste Weise sagen.
  Nicht einfach „Nein, das geht jetzt nicht.“ oder „Nein, das schaffe ich nicht.“ Werden sie konkret, sagen Sie „Nein“ ohne das Wort Nein zu benutzen. Zum Beispiel so: „Die Abrechnungen sind zuerst zu erledigen, damit bin ich den ganzen Tag beschäftigt.“ Oder weisen Sie daraufhin, dass sie für diese Aufgabe nicht der richtige Ansprechpartner sind.
• Sofern der Chef mit einer weiteren Bitte oder ein anderer Chef mit eine neuen Bitte an sie herantritt, sollte man abwägen, ob es nicht möglich ist, den Chef auf die derzeitige wichtige Tätigkeit hinzuweisen.

Telefonate

Auch eingehende Telefonate kommen oft ungelegen. Handelt es sich um einen internen Anruf, kann man hier ebenso verfahren wie mit dem persönlichen Besuch. Handelt es sich um einen externen Anruf, sollten wir den Grund dieses Anrufes feststellen und dann einen Rückruf anbieten.

Lässt sich das Telefonat nicht vermeiden

• fassen sie sich kurz,
• konzentrieren sie sich auf das Wesentliche.

Mancher Mandant geht zu sehr ins Detail oder kommt ins Erzählen – lenken Sie ihn zum Thema zurück, z. B. in dem Sie das Wesentlich nochmal wiederholen: „Also Ihnen geht es um …“

Nutzen Sie die Tipps zum Telefonieren! 

E-Mails

Ein weiterer Störfaktor können E-Mails sein. Beim „Pling – Sie haben Post!“ ist es nur natürlich, dass wir unsere derzeitige Tätigkeit unterbrechen und die E-Mail öffnen. Dann müssen wir uns entscheiden:

• bearbeite ich die E-Mail später - sie könnte in Vergessenheit geraten- oder
• bearbeite ich die E-Mail sofort.

Gleich wie Sie sich entscheiden, von der derzeitigen Tätigkeit ist man abgelenkt.

Im Normalfall ist es nicht immer nötig, online zu sein. Die E-Mails 3-mal täglich abzurufen, ist meist ausreichend. Rufen Sie die E-Mails ab, wenn Sie auch Zeit zur Bearbeitung haben.

Ursula Menke, Rechtsfachwirtin