06.07.2010

Dieser Artikel richtet sich an alle Beschäftigten in Anwaltskanzleien und Notariaten, die mit der Bearbeitung des Posteingangs betraut sind. Er soll insbesondere die wesentlichen Schritte darstellen, bei deren Bearbeitung besondere Sorgfalt erforderlich ist.

Bedeutung der Fristenkontrolle

Die Kontrolle der eingehenden Post auf Fristen und Termine  und deren Dokumentation ist von hoher rechtlicher und damit für die Kanzlei auch haftungsrechtlicher Bedeutung. Eingehende Post kann vor allem wichtige Rechtsmittel- oder Rechtsbehelfsfristen, aber auch Stellungnahmefristen, Terminsladungen und andere kalendarische Angaben enthalten, deren Einhaltung dem Rechtsanwalt und Notar als Treuhänder seiner Mandanten obliegt. Werden diese Fristen und Termine durch Fehler oder Nachlässigkeiten der Kanzlei versäumt, haftet der Anwalt bzw. Notar seinen Mandanten für hieraus entstehende Schäden.

Zur rechtssicheren Dokumentation des tatsächlichen Zugangs in der Kanzlei müssen bereits die Eingangsstempel sorgfältig gesetzt und Kontrollen auf Lesbarkeit und Eindeutigkeit der Stempel vorgenommen werden. Dies gilt insbesondere für Gerichtspost, Empfangsbekenntnisse und alle Schreiben im Rahmen laufender Verfahren (z.B. Anschreiben der Gerichts, Abschriften der Schriftsätze der Gegenseite). Mit Zugang in der Kanzlei beginnen die wesentlichsten Fristen, die von Anwalts- und Mandantenseite zu beachten sind (Rechtsbehelfs- und Rechtsmittelfristen, ggfls. Verjährungsfristen,…).

Wirksame Strategien zur Risikominimierung 

1. Alle Kanzlei- und Notariatmitarbeiter sollten sich aus vorgenannten Gründen Zeit für eine sorgfältige Bearbeitung des Posteingangs nehmen.
2. Alle Schriftsätze mit Fristen sollten bei der Öffnung der eingehenden Post aussortiert und separat gestapelt werden.
3. Anschließend (ggfs. nach vorgezogener, beschleunigter Abarbeitung der schneller zu erledigenden, nicht fristenrelevanten Post) sollten die Schriftsätze mit Fristen in Ruhe bearbeitet werden. Hierzu ist ein hohes Maß an Fachwissen und Routine erforderlich, da in jedem Einzelfall zu entscheiden ist, ob Fristen eingetragen werden müssen.
4. Einzutragen sind stets: Rechtsbehelfs- und Rechtsmittelfristen, Gerichtstermine, …
5. Es empfiehlt sich, neben einer Fristenkontrolle im PC-System (i.d.R. der Anwaltssoftware) auch weiterhin ein handschriftliches Fristenbuch zu führen, da nur dieses auch bei Stromausfall, PC-Problemen (Netzwerkstörungen, Defekte, Viren,…) uneingeschränkt verfügbar ist und so eine „Notfall“-Absicherung bietet.
6. Nach Bearbeitung und Erfassung der Fristen sind die zugehörigen Akten herauszusuchen und dem Anwalt bzw. Notar vorzulegen.
7. Bei kalendarischer Erfassung der Wiedervorlageverfügungen der Anwälte bzw. Notare  sollten diese – unter Beachtung bekannter Urlaubszeiten sowie der üblichen Bearbeitungsdauer von Vorgängen - kritisch mit den bereits notierten Fristen abgeglichen werden. Dies erspart Anwälten bzw. Notaren und ihren Angestellten vermeidbare Stresssituationen.

Andrea Tillmanns, Rechtsfachwirtin, Nettetal