12.10.2010

Macht Delegieren unbeliebt? Delegieren heißt ja, Arbeit an MitarbeiterInnen oder KollegInnen abzugeben, sich selbst freizuschaufeln von Aufgaben, die andere ebenfalls problemlos erledigen können... Derjenige, der delegiert, muss sich nicht unbeliebt machen - er kann sich beliebt machen, wenn er so delegiert, dass es Sinn macht: Delegieren bietet Möglichkeiten, den Arbeitsalltag im Team befriedigender zu gestalten.

Wer das Glück hat, Kollegen in der Kanzlei zu haben, die gewisse Aufgaben ebensogut erledigen können, oder wer ausbildet und der/dem Auszubildenden die Chance gibt, eine Aufgabe selbstständig zu erlernen, der nutzt Delegation, um Raum für die wichtigen Dinge zu schaffen. Er kann sich befreien von Liegengebliebenem, und anderen kann er eine Gelegenheit zu sinnvoller Tätigkeit geben. Und schließlich kann man unter KollegInnen Aufgaben mal in die eine, mal in die andere Richtung delegieren, sodass man sich gegenseitig hilft.

Echtes Delegieren - im Gegensatz zu Faulheit oder Bequemlichkeit - hat nichts damit zu tun, unangenehme Tätigkeiten abzuschieben. Es hilft vielmehr, Ziele und Ansprüche zu verwirklichen.

Erstellung eines Wochenplans

Beispiel 1: Der Chef delegiert

Rechtsanwalt A macht seinen wöchentlichen Arbeitsplan. Er ordnet dabei seine Aufgaben nach Prioritäten A, B und C:

Die Aufgaben mit B- und C-Priorität könnte der Anwalt durchaus an seine MitarbeiterInnen übertragen, d. h. delegieren. Arbeiten mit A-Priorität könnten durchaus teilweise schon vorbereitet werden, z. B. einfache Fristsachen (einfache Schreiben, Fristverlängerungsantrag, Berufung ohne Begründung etc.).

Beispiel 2: KollegInnen untereinander

Hier können genauso Aufgaben mit B- und C-Priorität an andere Mitarbeitende verteilt werden. Man muss natürlich vorher abstimmen, ob diese genügend freie Kapazitäten haben.

Vorteile des Delegierens

Zunächst einmal wird man von Arbeiten mit B- und C-Priorität entlastet und kann sich wesentlich besser auf die Hauptaufgaben konzentrieren. Andere erhalten die Chance, ihre Fähigkeiten unter Beweis zu stellen, indem sie Aufgaben selbständig und eigenverantwortlich lösen, z. B. Auszubildende.

Fehler beim Delegieren

Fehler beim Delegieren vermeidet man, indem man die Mitarbeiter über die Ergebnisse, die erreicht werden sollen, vollständig aufklärt und die Aufgaben hinreichend erklärt. Weiterhin sollte man sich nicht einmischen in die Art und Weise, wie der andere die Aufgabe löst und ihm genügend Freiraum lassen. Der Mitarbeiter darf den Weg zur Bearbeitung und Lösung selbst bestimmen. Eine Kontrolle des Ergebnisses findet erst am Ende statt und nicht zwischendurch. Mit dem Mitarbeiter sollte vereinbart werden, dass er zwischendurch kurzen Bericht gibt und immer Fragen stellen darf.

Zusammenfassung für erfolgversprechendes Delegieren

1. Übersicht erstellen
   • Wochenplan erstellen und Zuordnung nach Prioritäten A, B, C.
   • Endtermine festlegen für Aufgaben.
   • Abgabe der B- und C-Aufgaben an MitarbeiterInnen oder KollegInnen.
2. Auswahl des Mitarbeiters
   • Den Mitarbeiter, den man für diese Aufgabe kompetent hält, selbst aussuchen.
   • Hat der Mitarbeiter selbst genügend Kapazitäten frei, um die Aufgabe zu übernehmen?
3. Information des Mitarbeiters
   • Wurde die Aufgabe dem Mitarbeiter hinreichend erklärt?
   • Erläuterung der Ziele und Abgabetermin.
4. Austausch über Zwischenstände vereinbaren
   • Keine Kontrolle einfach so zwischendurch, dafür aber Zwischenberichte durch den Mitarbeiter vereinbaren.
   • Vereinbaren, dass der Mitarbeiter bei Problemen sofort nachfragt.
5. Vereinbarungen einhalten
   • Halten Sie sich an getroffene Vereinbarungen und drängen Sie darauf, dass der Mitarbeiter sich auch daran hält, z. B. Zwischenberichterstattung, Fragen bei Problemen etc.
   • Überlassen Sie dem Mitarbeiter den Weg der Bearbeitung, Lösung und Fertigstellung der Aufgabe.

Immer jubeln!

Martina Ortz Anwalts- und Büroservice, Oberhausen