23.02.2010

Das tägliche Arbeitspensum nimmt stetig zu, die Aufgaben werden immer vielfältiger und es fällt manchmal schwer, den Überblick und v.a. einen kühlen Kopf zu bewahren. Zur Bewältigung der täglich anfallenden Arbeiten stehen uns verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung - und eine Regel gilt immer: Eins nach dem anderen!

Bündelung

Die meisten Aufgaben sind Routinetätigkeiten, diese lassen sich häufig bündeln, d.h. gleichartige Aufgaben sammeln und zu einem bestimmten Zeitpunkt hintereinander abarbeiten.
In der Sachbearbeitung Akten für Mahnbescheide, Zwangsvollstreckungsmaßnahmen oder Abrechnungen sammeln und dann bearbeiten. Für Mahnbescheide bietet sich dieses u. a. an, da dieser elektronisch einzureichen ist. Sofern Sie den Mahnbescheid per EGVP übermitteln, können Sie hier eine Datei mit mehreren Mahnbescheiden erstellen. Die Signatur muss Ihr Chef dann nur einmal vornehmen.
Die Akten mit Telefonaten sammeln, sollten wir schon deshalb, um diese in der Zeitplanung aufnehmen und möglichst in einer ruhigen Phase durchzuführen.

Delegieren

Manche Aufgaben müssen auch nicht von uns selbst erledigt werden, sie lassen sich delegieren. Beim Delegieren sollten wir jedoch folgendes beachten:

• Ist der Kollege/in in der Lage die Aufgabe zu bewältigen? Gerade wenn die Aufgabe von einer Auszubildenden übernommen wird, sollten wir uns im Klaren sein, dass die Verantwortung für das Ergebnis bei uns liegt.
• Bei der Weitergabe der Aufgabe sollten wir klare Vorgaben über das Ziel, das gewünschte Ergebnis und die Priorität der Aufgabe machen.
• Haftnotizzettel eignen sich gut für die Weitergabe. Auf dem Aktendeckel angeheftet, kann die Haftnotiz z.B. durch die Farbe die Wichtigkeit der Aufgabe anzeigen. Auf einzelne Dokumente geklebt, ist ersichtlich welches Dokument wie zu bearbeiten ist.
• Checklisten sind nicht nur für Arbeiten geeignet, die sich wiederholen auch beim Delegieren kann mit der Weitergabe oder dem Hinweis auf eine Checkliste vermieden werden, dass bei der Bearbeitung etwas vergessen wird. Es gibt auch demjenigen Sicherheit, an den die Aufgabe weitergegeben wurde, insbesondere den Auszubildenden.

Bewusstes Abschließen

Für alle unsere Aufgaben gilt immer, mit Konzentration an die Arbeit zu gehen und eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen. Schließen Sie eine Tätigkeit bewusst ab, bevor Sie eine neue beginnen.

Wenn Sie in Ihrer Tätigkeit gestört werden, z. B. weil Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen müssen, machen Sie sich eine kurze (Haft-)Notiz über Ihren letzten Gedanken für die Bearbeitung. Werden Sie bei einem Schreiben/Brief unterbrochen, speichern Sie ihn ab.

Auch Checklisten sind hier eine gute Hilfe. Haken sie jeden erledigten Punkt ab, dies verschafft nicht nur eine Übersicht, wie weit man mit der Bearbeitung ist sondern auch ein Erfolgserlebnis. Bewusstes Abschließen gibt ein gutes Gefühl, etwas geschafft zu haben.

Aufgaben aufschieben?

Es gibt natürlich auch Aufgaben, die wir aufschieben. Entweder weil sie nicht so dringend oder unangenehm sind. Aber irgendwann - meist schneller als man denkt - holen einen diese Aufgaben wieder ein und sie müssen erledigt sein.

• Ist die Aufgabe nicht dringend, hilft es einen Termin festzulegen, wann die Angelegenheit vom Schreibtisch sein soll.
• Ist die Aufgabe umfangreich, für diese Aufgabe einen Termin festlegen und fest in die Planung für die nächste Zeit aufnehmen.
• Ist die Aufgabe unangenehm, besteht vielleicht die Möglichkeit diese schrittweise zu erledigen, aber auch hier einen Termin festlegen.
  So können sie vermeiden, dass sich diese Akten ansammeln und uns in Stress bringen.

Nutzen Sie zur Bewältigung der täglichen Aufgaben nicht nur diese Strategien, sondern ganz gezielt die Ihnen zur Verfügung stehenden technischen Mittel, insbesondere den PC mit seiner Software sowie die Angebote über das Internet! Und hier ganz speziell das RENO-Portal mit sämtlichen Inhalten.

Und noch eins: Schauen Sie nicht nur darauf, was Sie noch erledigen müssen, sondern werfen Sie auch mal einen Blick auf das, was Sie bereits erledigt haben!

Ursula Menke, Rechtsfachwirtin