15.09.2010

Organisation und Koordination

Wenn eine Fachangestellte die Aufgabe hat, mehrere Chefs zu betreuen – und das am besten noch gleichzeitig! – ist das überwiegend eine Frage der Organisation. Die Fachangestellte muss ein gutes Organisations- und Koordinationstalent besitzen und beweisen. Sie darf den Überblick nicht verlieren und sollte wirklich alles im Griff haben – und in stressigen Zeiten natürlich einen kühlen Kopf bewahren. Wie geht das? Hier einige Tipps:

Priorität

Es ist das A und O, dass die Fachangestellte ihren Arbeitsalltag genauestens organisiert – aber wir wissen alle, dass das oft überhaupt nicht zu bewältigen ist. Wenn dann ein Auftrag nach dem anderen auf die Fachangestellte einprasselt, muss sie sich einen Überblick verschaffen: Welcher Vorgang hat Priorität – und welcher kann länger liegen gelassen werden? Wenn sie das nicht selbst entscheiden kann, muss sie die Entscheidung der Anwälte einfordern: Die Chefs müssen die Priorität untereinander klären!

Welcher Chef ist wichtiger?

Die Vorgänge welches Anwalts sollen vorgezogen werden? Die des Herrn Meier oder die des Herrn Müller? In der Kanzlei muss eine klare Rangfolge aufgestellt werden. Wir haben schließlich nur zwei Hände! Meines Erachtens sollte ein Partner/Sozius im Allgemeinen bevorzugter behandelt werden als ein angestellter Anwalt. Im Einzelfall ist natürlich abzuschätzen, wie eilig bzw. dringend die einzelnen Angelegenheiten sind – hier sind ebenfalls die Anwälte mit gefordert:

Eilige Vorgänge

Eilige oder wichtige Vorgänge, die bevorzugt bearbeitet werden, gibt der Anwalt der Fachangestellten am besten direkt in die Hand. Andernfalls sollte er diese Vorgänge so kennzeichnen, dass der Fachangestellten ins Auge springt, dass Eiligkeit geboten ist, damit sie diese Aufgabe in ihren Arbeitsablauf aufnehmen kann.

Selbständiges Arbeiten

Man sollte den Chefs nur das juristisch Wichtigste vorlegen. Die „kleinen Vorgänge", die die Fachangestellte selbständig bearbeiten kann, werden dem Chef erst gar nicht vorgelegt. So kann die Fachangestellte ihren Arbeits- und Aufgabenbereich selbstständig organisieren und planen. Weil sie selbst einiges erledigt hat, sind die diktierten Akten dann nicht mehr so umfangreich, und sie kann sich auf ihrem Schreibtisch einen besseren Überblick verschaffen.

Ablagesystem

Ein ganz einfacher, aber nicht zu unterschätzender Tipp: Man sollte ein genaues Ablagesystem schaffen. Jeder Chef/Anwalt sollte seine eigene Ablagemöglichkeit haben, wo er seine Akten ablegt und wiederfindet oder nachsehen kann. Man kann beispielsweise mit Ablagekörben oder Regalen arbeiten.

Organisierter Schreibtisch

Den Schreibtisch sollte man so einrichten, dass an bestimmten Stellen die Diktate, die Verfügungen, die Posteingänge etc. gestapelt werden können. Dadurch gewinnt die Fachangestellte und auch der Chef einen Überblick, was noch erledigt oder bearbeitet werden muss.

Wenn man für mehrere Chefs arbeitet, ist es auch sinnvoll, deren Akten voneinander farblich oder nummerisch zu trennen wie z.B.

RA Schmitt, Partner der Sozietät = No. 1

RAin Meier, Angestellte Anwältin = No. 2

Ref Müller = No. 3

oder:

RA Schmitt, Partner der Sozietät = rot

RAin Meier, Angestellte Anwältin = gelb

Ref Müller = schwarz

So kann man direkt erkennen, welche Akte zu welchem Bearbeiter gehört. So bekommt man auch in Stresssituationen schnell einen Überblick über die verschiedenen Akten.

Vorausschauendes Arbeiten

Es ist sinnvoll, wenn die Fachangestellte mit sogenannten Tagesplänen oder Wochenplänen arbeitet. Hier wird eingetragen, an welchem Tag oder in welcher Woche eine bestimmte Aufgabe erledigt wird. Der jeweilige Chef hat dadurch einen Überblick, welche Vorgänge terminiert sind, wo Fristen laufen oder ob sonstige Aktivitäten zu erledigen sind.

Zeitenpläne

Viele Fachangestellte arbeiten mit sogenannten Zeitenplänen: Man erledigt regelmäßige Aufgaben immer in einer bestimmten Zeit, wie z.B. Wiedervorlagen und Fristen von 8:00 Uhr bis 9:00 Uhr, eilige Diktate von 10:00 Uhr bis 11:00 Uhr, Posteingänge prüfen und Fristen notieren gegen 11:00 Ihr etc.

Zu guter Letzt: Man sollte versuchen, den Arbeitsalltag so zu organisieren, dass man immer noch (viel) Luft hat für eilige, dringende oder auch umfangreichere Vorgänge. Dann spielt es auch keine Rolle, wie viele Chefs man betreuen muss – denn mit guter Organisation hat man alles im Griff!

gez. Lingenhoff, Rechtsfachwirtin
mönigundpartner rechtsanwälte