04.11.2009

Es wurden heute schon wieder Akten gesucht! Ich glaube wirklich, dass die Hauptaufgabe eines jeden RENO-Auszubildenden die Aktensuche ist. Das ist wirklich ein Phänomen. Komplett vermeiden wird man es nicht können, aber man könnte es zumindest optimieren. Daher ist die Aktenorganisation ganz besonders wichtig.

Am Anfang steht die Aktenanlage

Es fängt schon bei der Aktenanlage an. Die Adresspflege ist hierbei der besondere Bestandteil einer Handakte und ist immer auf den aktuellen Stand zu bringen. Alle Daten sind in der elektronische Akten zu hinterlegen. So ist gewährleistet, dass man anhand des Anwaltsprogrammes/Computers die entsprechenden Akten schnellstmöglich wiederfindet. Ob die Akten an einem zentralen Punkt gelagert werden oder jeder Anwalt seine Akten an einem bestimmten Ort archiviert, ist in jeder Kanzlei anders.

Königsdisziplin: Organisation der Aktenablage!

Besonders wichtig ist daher die Organisation der Aktenablage. Es sollten Ablagenummern vergeben werden, sodass man später - nach der Aufbewahrungszeit - komplette Jahrgänge vernichten kann. Diese Routine optimiert den Kanzleialltag und ist einfach zu handhaben.

Aufbewahrungsort

Die ablegten Akten sollten an einem Ort aufbewahrt werden, zu dem man einfachen Zugang hat und sie schnell und einfach für den Büroalltag wiederbeschaffen kann - zum Beispiel in einem (trockenen!) Kellerraum oder in einem gesonderten Raum innerhalb der Kanzlei. Die abgelegten Akten sollten mit laufenden Akten nicht vermischt werden, die Aktendeckel etc. sollten bei den abgelegten Akten entfernt werden.

Unterstützung durch Rechtsanwaltsprogramme

Ein gutes Rechtsanwaltsprogramm hat auch ein Ablagesystem, sodass man die Akten schnell wiederfindet. Die RENO bzw. häufig die Auszubildende kann die (Papier-) Akte dann so schnell wie möglich wieder in den Kanzleialltag beschaffen. Wir RENOS wissen doch alle: es muss immer schnell und einfach gehen!

Ich wünsche Euch bei der Aktenorganisation viel Spaß und vor allem Erfolg

Nicole Lingenhoff

mönigundpartner rechtsanwälte, Münster