02.12.2009

Das Jahresende rückt näher. Ein guter Zeitpunkt um – neben den ganzen Festlichkeiten – Ordnung in die Ablage zu bringen. Denn nicht mehr in der Sachbearbeitung befindliche Akten sollten regelmäßig abgelegt werden.

Um zu gewährleisten, dass diese Akten immer wieder gefunden werden können, muss ein System eingeführt werden.

Hier ein Beispiel:

Es ist vorteilhaft, Akten quartalsweise abzulegen, d.h. jeweils zum 31.03., 30.09., 30.06. und zum 31.12. des Jahres. Damit sind feste Zeiten, die in den Arbeitsablauf eingeplant werden können, gegeben.

Abzulegende Akten sollten gesondert aufgehoben werden. Eine Akte, die beispielsweise zum 31.03. abgelegt werden soll, wird in einem separaten Aktenschrank (oder auch einem Regalfach) bis zum Ablagedatum aufbewahrt.

Achtung: Sollte die Akte bis zum Ablagedatum noch einmal in die Sachbearbeitung gelangen (z.B. weil der Gegner eine weitere Anfrage stellt), ist zu prüfen, ob das ursprüngliche Ablagedatum noch greift!

Sobald das Ablagedatum eintritt, werden die Akten

• aus den Aktendeckeln geholt und auf einen Heftstreifen geheftet (Handaktenbogen oben auf). Die in der Aktentasche befindlichen Unterlagen kann man in eine Klarsichtfolie tüten (so ist später auch ersichtlich, was mal in der Aktentasche war);
• chronologisch nach dem Aktenzeichen sortiert;
• in Kartons oder Ordnern chronologisch einsortiert und gleichzeitig
• im Prozessregister, in der EDV und auf dem Handaktenbogen mit Ablegedatum und Ort (z.B. 31.03.2008, Karton 1) ausgetragen.

Sollte man dann mal eine abgelegte Akte suchen, kann man sie über das Prozessregister oder die EDV ausfindig machen und hervorholen. Wenn die Akte wieder zurück in die Ablage soll, ist auf dem Handaktenbogen notiert, an welcher Stelle die Akte sich in der Ablage befunden hat.

So kann man mit einem einfachen System ohne viel Aufwand Ordnung schaffen und den Überblick bewahren.

Stefanie Hoffmann