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21.10.2009
Neues Mandat: Organisation vom ersten Gespräch bis zur Beendigung
Die erste Kontaktaufnahme zu einer Anwaltskanzlei ist für den Mandanten entscheidend.
Deshalb ist es wichtig, dass das Gespräch von einer versierten Fachkraft geführt wird. Der Mandant soll von Anfang an den Eindruck bekommen, dass er einen guten Gesprächspartner hat, der sein Anliegen ernst nimmt und seine Fragen beantworten kann.
Erster Kontakt:
Die Professionalität zeichnet sich u.a. dadurch aus,
- dass der Mandant direkt nach seinem Namen gefragt und mit Namen angesprochen wird,
- Höflichkeitsformen gewahrt werden,
- die getätigten Aussagen korrekt sind und
- Zusagen eingehalten werden.
Sollte eine Frage nicht beantwortet werden können, macht es einen guten Eindruck, zu sagen, dass eine korrekte Antwort gerade nicht gegeben werden könne, man sich umgehend informiere und kurzfristig eine Rückantwort erfolge – die dann auch zwingend zeitnah erfolgen muss.
Wichtige Fragen:
Folgende Fragen sollten geklärt werden:
- Um was für eine Angelegenheit handelt es sich?
- Gegebenenfalls: Ist schon ein gerichtliches Verfahren anhängig?
Da in diesem Fall Fristen laufen, muss nach dem genauen Zustellungsdatum der Klage gefragt werden, um die Frist berechnen zu können und bei Terminvergabe zu berücksichtigen.
- Sie müssen sicherstellen, dass der Mandant alle Unterlagen, die den Sachverhalt betreffen, zum Termin mitbringt.
Mandantenaufnahmebogen:
Die Aufnahme der Daten und Informationen beim ersten Gesprächstermin ist äußerst wichtig. Am besten kann man einen Mandantenaufnahmebogen für die Kanzlei erstellen, der von dem Mandanten vor dem ersten Gespräch ausgefüllt wird. Dies kann unmittelbar durch die Mitarbeiterin, die den Mandanten empfängt, erledigt werden.
Der Bogen sollte sämtliche Daten des Mandanten und des Gegners enthalten. Außerdem sollte der Mandant kurz angeben, um was es sich handelt. Darüber hinaus sollte ein Platz vorhanden sein für besondere Bemerkungen, z.B. wenn Post an eine andere Anschrift gesendet werden soll o.Ä.
Beispiel für Mandantenaufnahmebogen:
Aufnahmebogen für neue Mandate | |||
Name: | |||
Straße: | PLZ, Ort | ||
Telefonnummer (tagsüber)
| Mobil: | Fax: | |
Familienstand: | |||
Bankverbindung: | |||
Name der Bank:
| Kontonummer: | Bankleitzahl: | |
Rechtsschutzversicherung:
| Versicherungs-Nr.: | ||
Arbeitgeber: | |||
Daten des Gegners (soweit vorhanden): | |||
Name: | |||
Straße: | PLZ, Ort | ||
Telefonnummer (tagsüber):
| Mobil: | Fax: | |
Familienstand: | |||
Bankverbindung: | |||
Name der Bank:
| Kontonummer: | Bankleitzahl: | |
Arbeitgeber: | |||
Bemerkungen: | |||
Zum Download klicken Sie bitte hier: Aufnahmebogen
Anhand dieses Bogens kann der Anwalt das erste Beratungsgespräch beginnen, ohne erst die kompletten Daten aufnehmen zu müssen. Bei späterer Aktenanlage ist dann auch gewährleistet, dass keine Angaben vergessen wurden. So kann eine vollständige Dateneingabe von Anfang an ohne großen Aufwand durchgeführt werden. Dies erleichtert den gesamten Arbeitsablauf, z.B. unnötiges Nachfragen bei Mandanten, Suchen nach Telefonnummer etc.
Ein weiterer Vorteil: Bei Einleitung von Zwangsvollstreckungsmaßnahmen - sei es gegen den eigenen Mandanten oder den Gegner - sind bereits die benötigten Informationen vorhanden, um eine Vollstreckung oder Pfändung einzuleiten.
Weitere Infos zum Mandanten-Aufnahmebogen finden Sie im Buch „Arbeitsplatz ReFa: Der Allrounder“ von Baumgärtel/Brunner/Bugarin, Eingabe in die Suche: Mandanten-Aufnahmebogen.
Ende des Mandats:
Bei Abschluss der Angelegenheit werden dem Mandanten Originalunterlagen mit Dank für die Übertragung des Mandats zurückgesandt.
Andrea Tillmanns (Rechtsfachwirtin)
