06.04.2011

Wenn Sie in Ihrer Kanzlei über ein Organisationshandbuch verfügen, prima, dann dürfte dieser Artikel – leider – für Sie weitestgehend uninteressant sein. Für alle anderen sollen hier die Grundlagen der Urlaubsplanung und -vertretung erläutert werden. Als kleiner Hinweis vorab: Es lohnt vielleicht ein kurzer Blick in den bereits im Jahre 2009 erschienenen Artikel „Gut organisiert ist halb gewonnen“, der sich hier im Archiv befindet.

Die Osterferien stehen bevor. Wenn nicht gerade generelle Urlaubssperre in Ihrem Büro herrscht, werden vielleicht einige Ihrer Kolleginnen und Kollegen in den Urlaub gehen. Doch was ist zu beachten? Wie verhindert man unnötigen Stress der Übriggebliebenen?

- Früh planen
Wenn alle Kollegen (auch die Anwältinnen und Anwälte!) frühzeitig mitteilen, wann sie Urlaub nehmen möchten, können Kollisionen, Engpässe, Unterbesetzung und somit Stress vermieden werden. Legen Sie z. B. eine Mindestbesetzung von Mitarbeitern fest. Kümmern Sie sich also nicht erst kurzfristig um Ihre Urlaubsplanung.

- Übersicht
Praktisch sind sog. Urlaubsplaner, die es z. B. in Papierform auch von einigen Krankenkassen gratis als Werbegeschenke gibt. Darin lassen sich tabellarisch alle Abwesenheitszeiten darstellen. Günstige Software oder die selbst erstellte Tabelle tun es natürlich – je nach Kanzleigröße – auch.
http://www.reno-heute.de/downloads/sonstiges/arbeitshilfen/der-urlaubsplaner-2011/

- Vertretung
Haben Sie Ihren festen Vertreter bei Abwesenheitszeiten, dann sind Sie sicher schon gut eingespielt aufeinander und große Erläuterungen der zu erledigenden Angelegenheiten werden sich kaum ergeben. Ansonsten klären Sie früh, wer Sie vertritt. Besprechen Sie rechtzeitig alles, was für Ihre Abwesenheit relevant sein könnte. Es braucht daher eine...

- Einweisung und Übergabe
Stehen alle Abwesenheitszeiten fest, sollte rechtzeitig vor dem Urlaubsantritt mit der Einweisung der Vertretung begonnen werden:
Was muss alles erledigt werden?
Gibt es unerledigte Fristen/sonstige Angelegenheiten?
Wo wartet man z. B. noch auf wichtige Posteingänge; was ist dann zu tun?
Erstellen Sie Aktenvermerke, aus denen ersichtlich wird, was in besonderen Fällen zu veranlassen ist.

- Zeit der Vertretung
Sortieren Sie alles für die abwesende Person z. B. in verschiedenen Postmappen oder Stapeln: „Eingänge – Ausgänge – interne Informationen – Werbung – etc.“. Separieren Sie davon die Dinge, die z. B. sofort nach Urlaubsantritt erledigt werden müssen/sollten. Es ist ärgerlich für den Urlauber, sich erst durch stapelweise unsortierte Papiere zu wühlen, um dann Eiliges oder vorrangig zu bearbeitende Sachen herauszufiltern.

- Einheitlichkeit
Weniger Stress bei der Vertretung gibt es auch, wenn ohnehin alle Arbeitsabläufe in der Kanzlei einheitlich sind und alle danach arbeiten. Es erleichtert die Aktenbearbeitung, reduziert Fehler (Haftung!) und spart letztendlich auch Zeit (s. a. Ulrike George, „Optimierung der Büroorganisation: Standardisierte Arbeitsabläufe schaffen“, RENOpraxis 12/2010, S. 280–281).

Alles klar, alles geregelt? Dann einen schönen Urlaub wünscht...

Viviane Schrader, Rechtsfachwirtin