21.07.2010

Urlaubsorganisation

Der erste Urlaubstag, man freut sich auf das Ausschlafen, auf Ruhe, Frieden, schöne Tage. Und dann passiert es… Das Telefon klingelt einen aus dem Bett, eine Kollegin ruft an, findet nichts. Der Azubi steht vor der Panikattacke und der Chef kurz vor dem Kreischanfall. Wer so etwas schon mal erlebt hat, der weiß, wie wichtig Planung sein kann. Denn: Wer plant, irrt genauer.

Jahresplanung erstellen

Schon zu Beginn des Jahres sollte die Planung für das laufende Jahr erfolgen. Geben Sie es in die Hand einer Mitarbeiterin, die die gesamte Planung erstellt. Richtig gute Urlaubsplaner in Kalenderformat gibt es häufig bei den Krankenkassen kostenlos. Für die Ganzjahresplanung benötigen Sie folgende Daten:

• Ferientermin für das gesamte Jahr,
• Feiertage für das Jahr,
• weitere Termine für das Jahr (z. B. Rosenmontag),
• Brückentage des Jahres (in der Regel der Freitag nach Feiertagen),
• Resturlaubstage der MitarbeiterInnen,
• ggf. Überstunden im Freizeitausgleich.

Berücksichtigung der MitarbeiterInnen bei der Planung

Fragen Sie Ihre Kollegen, wann sie Urlaub nehmen wollen und für welche Zeiträume – auch hier wieder für das gesamte Jahr. Sammeln Sie alle Daten, um den vorläufigen Plan zu erstellen. Fragen Sie auch Ihre Chefs. Auch sie sind in die Planung einzubinden. Manche Chefs mögen es, wenn während ihres Urlaubs die Hauptkraft vor Ort ist, manche wiederum bevorzugen es, sich von anderen Anwälten vertreten zu lassen.

Beachten Sie bei Überschneidungen den sozialen Aspekt, sprich die Bevorzugung von MitarbeiterInnen mit schulpflichtigen Kindern in den Sommerferien, Hochzeitsreisen, die Berufsschulferien Ihrer Auszubildenden, längere Ferienwünsche ausländischer MitarbeiterInnen, die oftmals gerne ca. drei Wochen in den großen Ferien mit der gesamten Familie ihre Heimat besuchen wollen. Planen Sie auch schon mal „Luft“ mit ein, z. B. für Streiks der Deutschen Bahn, ½ Urlaubstag für alle auf Rosenmontag, ½ Urlaubstag für Heiligabend etc.

Weihnachtsurlaub

Finden Sie eine feste Regelung für die Weihnachtszeit. Entweder bilden Sie Teams, die sich von Jahr zu Jahr abwechseln oder z. B. muslimische MitarbeiterInnen springen gerne ein und bekommen dafür zu ihren Feiertagen (z. B. Zuckerfest) Urlaub für sich.

Genehmigung

Wenn Sie Ihren Plan soweit erstellt haben, lassen Sie ihn vom Chef absegnen und hängen Sie ihn öffentlich aus, so dass jeder den Plan einsehen kann und planen kann.

Wenn der Urlaub langsam ansteht…

• Fangen Sie ca. vier Wochen vor Urlaubsbeginn an, Liegengebliebenes aufzuarbeiten. Erstellen Sie sich eine To-Do-Liste mit restlichen Arbeiten, die vorher noch erledigt werden müssen. Sie gehen dann ruhiger in Ihren Urlaub, wenn Sie nicht kurz vorher noch alles erledigen müssen über übermäßig lange Überstunden. Sie müssen ja auch noch Ihren Urlaub vorbereiten und hierfür Sachen erledigen.
• Unterweisen Sie Ihre Ersatzkraft in alle Bereiche, die erforderlich sind, damit alles reibungslos verläuft und problemlos gearbeitet werden kann.
• Erstellen Sie Ihrer Ersatzkraft eine To-Do-Liste, die auch Sachen enthält wie Blumen gießen, Fische füttern, einkaufen etc.
• Machen Sie kurz vor Urlaubsantritt eine Übergabe mit Ihrer Vertretung. Unterweisen Sie sie in laufende Geschäfte.
• Versuchen Sie, Fristsachen weitestgehend noch selbst zu erledigen, insbesondere Löhne, Buchführung, Umsatzsteuer.

Das stille Gesetz

Vereinbaren Sie untereinander, dass sie sich nur in absoluten Notfällen während des Urlaubs anrufen. Der Urlaub dient der Erholung und auch der Abstandgewinnung zur Arbeit.

Checkliste Urlaubsplanung

• To-Do-Liste für KollegInnen erstellt?
• Fristen erledigt?
• Übergabe durchgeführt?
• Mandate weitestgehend abgerechnet?
• KollegInnen eingewiesen?
• Liegengebliebenes erledigt?
• Mit Chef alles besprochen?
• Abwesenheitsnotiz in email-account eingerichtet bzw. Mail-Umleitung aktiviert?
• Liste mit Telefonnummer/Adressen bereit gelegt (z. B. Hausmeister, Administrator)?
• Löhne geregelt?
• Steuern, Umsatzsteuer, Buchführung geregelt?
• Vorräte ausreichend vorhanden (Kopierpapier, Formulare, Getränke etc.)?

Immer jubeln!

In diesem Sinne

Martina Ortz, Anwalts- und Büroservice, Oberhausen