24.11.2009

Wer von seinem Chef schon einmal damit betraut wurde, eine interne Schulung oder eine Arbeitstagung zu organisieren, war eventuell im Nachhinein überrascht, dass für die reibungslose Durchführung der Veranstaltung eine Menge zu organisieren und zu berücksichtigen ist. Wer denkt, es handelt sich hier um eine "leichte" Aufgabe, kann schnell feststellen, dass es bei der Organisation einer solchen Veranstaltung mehr zu bedenken gibt, als zu Anfang gedacht.

Hilfsmittel Checkliste

Man steht zum Teil vor einem großen Berg zu erledigender Aufgaben und wenn man einige Punkte erledigt hat, treten manchmal zu lösende Probleme auf, an die man am Anfang noch gar nicht gedacht hat. Dann ist es hilfreich, wenn man auf Checklisten zurückgreifen kann, aus denen übersichtlich jederzeit erkennbar ist, was schon erledigt wurde, wie der Stand der nächsten Angelegenheiten und wer für einzelne Aufgaben zuständig ist.

Gemachte Erfahrungen nutzen

Am einfachsten ist es, wenn Sie eine Liste anhand einer bereits durchgeführten Veranstaltung erstellen. Dann wissen Sie, was Sie für die konkrete Tagung benötigten, wie lange Sie für etwas gebraucht und wo sich Probleme ergeben haben. Damit haben Sie schon mal ein Grundgerüst der Checkliste.

Die nachfolgenden Erläuterungen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern dienen lediglich der Anregung. Natürlich muss eine Checkliste für jede neue Veranstaltung entsprechend ergänzt oder verändert und angepasst werden und muss immer individuellen Ansprüchen gerecht werden.

Ort- und Teilnehmerzahl festsetzen

Bei der Organisation einer Seminar- oder Tagungsveranstaltung ist natürlich von Anfang an wichtig zu wissen, an welchem Ort diese stattfinden soll und mit welcher Teilnehmerzahl. Müssen Sie auch noch für Vorschläge geeigneter Orte sorgen, kann man im Internet zum Beispiel unter www.tagungshotel.com eine kleine Vorauswahl treffen.

Lassen Sie sich von verschiedenen Hotels oder Veranstaltungsorten Angebote zusenden. Manchmal lohnt sich auch die Frage nach kleinen Nachlässen in den Tagungspauschalen, wenn zum Beispiel Termine lange Zeit im Voraus gebucht werden oder die Anzahl der Teilnehmer besonders hoch ist oder Sie vielleicht einen Termin belegen, der außerhalb von besonders gefragten Messezeiten in Ihrer Stadt liegt.

Erstellen Sie einen zeitlichen Ablaufplan, der auch den Teilnehmern vorab zur Kenntnis und am Tage der Veranstaltung erneut ausgegeben werden kann.

Materialien sichern

Wichtig zu wissen ist auch, in welcher Form das Seminar gehalten wird. Brauchen Sie zum Beispiel einen Beamer mit Laptop, oder genügt ein Flipchart mit verschiedenen farbigen Stiften plus Moderationskoffer? Bringt der Referent (ist dies ein Anwalt aus Ihrer Kanzlei oder müssen Sie hier noch jemanden gesondert „buchen“? Wie kommt der Referent zum Tagungsort? Wie hoch ist seine Vergütung?) seinen Vortrag als Powerpoint-Präsentation auf einem USB-Stick mit, der dann in den Laptop vor Ort eingesteckt werden kann, oder muss zuvor ein Skript für alle Seminarteilnehmer gedruckt werden?

Ganz wichtig: Verpflegung sichern

Was ist mit der Verpflegung? Was genau ist in der Tagungspauschale enthalten? Pausensnacks und Getränke? Oder sogar ein kleines Frühstücks- oder Mittagsbuffet. Wenn Ihre Veranstaltung in der Kanzlei stattfinden soll, müssen Sie rechtzeitig überlegen, wie dort die Teilnehmer verpflegt werden können. Sollen belegte Brötchen vom Bäcker in der Nähe bestellt werden oder benötigen Sie sogar einen Cateringservice der mittags für ein warmes Essen sorgt? Auch hierfür holen Sie vorab am besten Angebote ein.

Fangen Sie rechtzeitig vor dem Beginn der Veranstaltung in Ihrer Kanzlei am Tagungstag mit den Vorbereitungen an, denn Kaffee und Tee kochen, Gläser, Kaffeegeschirr und kalte Getränke bereitstellen dauert je nach Teilnehmerzahl eine gewisse Zeit. Wenn Sie nicht selbst für „Nachschub“ während der Veranstaltung sorgen können, beauftragen Sie jemanden in der Kanzlei, in den Pausen neue Getränke bereitzustellen und ggfs. den Tagungsraum ein wenig aufzuräumen. Es lässt sich schließlich einfacher Arbeiten, wenn keine Unmengen von nicht mehr benötigtem Geschirr oder gebrauchte Teebeutel mitsamt Tassen auf den Tischen stehen…

Zusammenfassend könnten Sie aus den erwähnten Anregungen daher die folgende Liste für Ihr eigenes Seminar erstellen:

Viviane Holingue