15.12.2009

In einer Kanzlei begegnen sich die unterschiedlichsten Menschen mit unterschiedlichsten Tätigkeiten und Verantwortungen; und das noch in verschiedenen Hierarchieebenen. Wer meint, hier gänzlich ohne Organisation effizient durch den Büroalltag zu kommen, begibt sich im Falle eines Falles in schwere Haftungsprobleme.

Denn wie soll ein Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand schlüssig begründet werden, wenn etwas eine Frist versäumt wurde, wenn dem Gericht nicht vorgetragen werden kann, dass es in der Kanzlei keinen Organisationsmangel gibt, der der Partei als Verschulden des Rechtsanwalts angerechnet werden muss? Denn bei fehlender oder mangelhafter Büroorganisation sind Fehler des Büropersonals dem Rechtsanwalt als Verschulden anzulasten (Pape/Notthoff in NJW 1996, S. 417 ff.). Auch wenn es in Ihrem Büro hoffentlich nie zu Fristversäumnissen kommt, muss sich jedes Büro, jeder Einzelanwalt mit einer Angestellten und jede international tätige Großkanzlei Gedanken um eine klar geregelte Organisation machen.

Büroorganisation: Vermeidung von Fehlerquellen

Büroorganisation muss sicherstellen, dass auch im Falle von Krankheit oder Urlaub jeder in der Kanzlei ganz genau weiß, was er wann, wie zu erledigen hat. Es soll verhindert werden, dass sich Unsicherheiten in den Arbeitsabläufen ergeben und so potentielle Fehlerquellen (Fristversäumnisse – Haftung!) entstehen. Das Vermeiden von Fehlerquellen ist die Hauptaufgabe der Organisation. Denn nur sie ermöglicht „sicheres“ Arbeiten und damit die Qualität der Arbeit und der Arbeitsergebnisse.

Arbeitsabläufe haben sich unter Umständen schon seit Jahren in einer Kanzlei eingespielt. Da ist es notwendig - und unter dem Gesichtspunkt der Prozessoptimierung sogar lohnenswert - sämtliche Tätigkeiten und Arbeitsschritte, die in der Kanzlei vorkommen, genau zu betrachten und zu erfassen. Denn dann bewirkt Organisation auch Wirtschaftlichkeit.

Individuelles Organisationshandbuch erstellen

Das Ziel dieser „Durchleuchtung“ der Kanzlei und ihrer Arbeitsschritte sollte eine Sammlung von so genannten Organisationsanweisungen sein: das Organisationshandbuch.

Das Handbuch ist sozusagen die Bedienungsanleitung der Kanzlei. In ihm sind klar verständlich, transparent und somit jederzeit nachvollziehbar die Arbeitsabläufe schriftlich festgehalten. Die einzelnen Organisationsanweisungen müssen dabei immer an konkret benannte Mitarbeiter gerichtet sein und Vertretungsregelungen enthalten (BGH v. 08.07.1992, XII ZB 55/92).

In ihnen wird beschrieben, wer wann, was, wie und womit erledigt. Für die Anweisungen und das Handbuch gibt es keine „richtige“ Form, sie müssen einfach zu der Kanzlei passen. Muster aus dem Internet oder aus anderen Quellen sollten daher immer nur der Anregung dienen. Auf keinen Fall darf eine Kanzlei sich ein Handbuch mit Organisationsanweisungen „aufzwängen“ lassen, denn jede Kanzlei ist anders und hat eigene Bedürfnisse und tatsächliche Gegebenheiten und nur diese werden im Organisationshandbuch abgebildet.

Wer ein Organisationshandbuch erstellen möchte kann daher wie folgt vorgehen:

• Arbeitsabläufe analysieren und schriftlich festhalten. Wie wird etwas erledigt? Welche Mittel werden hierzu verwendet (Fristenkalender). Ob die Anweisung in tabellarischer Form oder als Fließtext erstellt wird, ist den Vorlieben der Kanzleiführung zu überlassen.
• Wer erledigt die Tätigkeit und wer ist Vertreter?
• Welches ist das Ziel der Organisation und der Tätigkeit (z. B. korrekte Fristennotierung und Überwachung damit hierbei Fehler vermieden und das Haftungsrisiko vermindert werden).
• Word-Ordner auf dem Server anlegen, in den alle Organisationsanweisungen gespeichert werden können.
• Papierexemplare der Organisationsanweisungen und die Sammlung als Handbuch zentral für alle bereitlegen oder jedem Mitarbeiter der Kanzlei sein Exemplar übergeben.
• Jede Änderung in den Arbeitsabläufen oder ein Wechsel der Mitarbeiter muss in den Organisationsanweisungen auch dokumentiert werden. Daher sollte regelmäßig geprüft werden, ob die Anweisungen noch den tatsächlichen Gegebenheiten entsprechen. Es muss darüber hinaus auch regelmäßig kontrolliert werden, ob die Organisationsanweisungen auch eingehalten werden. Dies ist Anwaltssache!
• Eventuell regelmäßig eine Reflexion der Arbeitsabläufe vornehmen. Vielleicht kann man Arbeitsabläufe noch weiter optimieren, vereinfachen und sicherer gestalten.

Natürlich kann in ein Handbuch auch ein Organigramm eingefügt werden in dem die Hierarchieebenen der Kanzlei dargestellt werden. Des Weiteren ist eine Mustersammlung eine sinnvolle Ergänzung der einzelnen Anweisungen. Wie bereits erwähnt: Wie das Handbuch schlussendlich aussieht und welchen Inhalt es neben den Organisationsanweisungen noch enthält, ist Geschmackssache. Das „Grundwerk“ kann natürlich jederzeit ergänzt werden, denn das Handbuch lebt und ist eigentlich nie wirklich fertig, weil es ständig ergänzt, verbessert und angepasst wird.

Viviane Holingue