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Im Fokus: Gesellschaftsrecht - Vollmachten und Vertretung
10.11.2009
Alltag im Notariat: Vertretungsregeln
In der alltäglichen Praxis des Notariats kommt es bei der Vorbereitung notarieller Vorgänge auf die sichere Kenntnis der einzelnen Formvorschriften zur Erteilung von Vollmachten und auf einen schnellen Zugriff auf dieses Wissen an. Insbesondere im Gesellschaftsrecht muss man sich hierzu in verschiedenen gesetzlichen Vorschriften zurechtfinden, je nachdem mit welcher Gesellschaftsform man es gerade zu tun hat und für welches Geschäft die Vertretung beabsichtigt ist. Kann einer oder mehrere Beteiligte an der geplanten Versammlung und/oder Beurkundung nicht teilnehmen und soll dennoch der Vorgang wirksam beschlossen und/oder beurkundet werden, müssen die Mandanten darüber in Kenntnis gesetzt werden, welche Vollmacht in welcher Form mit welchem Inhalt beizubringen ist. Oft muss das Notariat unter erheblichen Zeitdruck alle Informationen zusammenstellen und diese ggf. mit entsprechenden Vollmachtsentwürfen an die Mandanten übermitteln.
Übersicht: häufigste Vollmachten im Gesellschaftsrecht
Um der vorgesehenen Vollmacht schnell die richtige Form mit der jeweiligen gesetzlichen Vorschrift zuordnen zu können, hat sich in der Praxis eine Übersicht über die Formvorschriften der häufigsten Vollmachten im Gesellschaftsrecht bewährt; ebenso wie eine gut sortierte aktuelle Sammlung von Vollmachtsvorlagen, auf die man schnell zugreifen kann.
Art der Vollmacht | Form | Vorschrift |
zur Gründung der GmbH | öffentliche Beglaubigung | § 2 II GmbHG |
zur Gründung der AG | öffentliche Beglaubigung | § 23 I AktG |
zur Übernahme von Stammeinlagen bei Kapitalerhöhung | öffentliche Beglaubigung | § 55 I GmbHG |
zur Handelsregisteranmeldung | öffentliche Beglaubigung (Achtung: Vertretung nicht zulässig bei höchstpersönlichen Erklärungen der Vertretungsorgane z.B. § 8 Abs. 3 GmbHG, § 57 Abs. 2, GmbHG, § 16 Abs. 2 UmwG | § 12 HGB |
zur Veräußerung und Erwerb von Geschäftsanteilen | formfrei | § 15 GmbHG |
Stimmrechtsvollmacht für GmbH-Gesellschafter | Textform | § 47 III GmbH |
Stimmrechtsvollmachten für Aktionäre | Schriftform | § 134 II AktG |
Verträge nach dem UmwG (Verschmelzungsvertrag, Spaltungsvertrag) | formfrei (sofern nicht Gründung einer AG oder GmbH im Vorgang enthalten.) | §§ 167 II BGB sofern nicht Gründung einer AG oder GmbH im Vorgang enthalten |
Vollmachten bei ausländischen Beteiligten | Form bestimmt sich grundsätzlich nach dem Recht des Ortes an dem sie erteilt wird oder nach dem Vollmachtsstatut. Das Recht das auf das Hauptgeschäft anzuwenden ist, ist nicht maßgeblich | Art. 11 EGBGB |
Die Übersicht können Sie hier als Word-Datei aufrufen.
Allgemeines zur Vertretung
Die Grundlagen der Vertretung regelt das BGB im Allgemeinen Teil, §§ 164 bis 181 (Vertretung, Vollmacht) und das HGB in den §§ 48 ff. (Prokura und Handlungsvollmacht).
Soll jemand im Namen eines Anderen Willenserklärungen abgeben oder entgegennehmen, setzt dies seine Vertretungsmacht voraus.
Besitzt der Vertreter sie nicht bereits kraft Gesetzes, weil der Vertretene z.B. nicht selbst handeln kann, so kann die Vertretungsmacht rechtsgeschäftlich gestaltet werden durch Erteilung einer Vollmacht (gewillkürte Vertretung), § 167 Absatz 1 BGB.
Die Vollmacht ist bei natürlichen Personen grundsätzlich zulässig, es sein denn das Gesetz schreibt ausdrücklich persönliches Handeln vor (wie z.B. bei Errichtung eines Testaments, § 2064 BGB). Bei juristischen Personen ist die Vollmacht stets zulässig.
Allgemeines zur Form
Gemäß § 167 Absatz 2 BGB bedarf die Vollmacht nicht der Form, welche für das Rechtsgeschäft bestimmt ist, auf das sich die Vollmacht bezieht. Das bedeutet, dass sie grundsätzlich formfrei ist, es sei denn, das Gesetz regelt für bestimmte Rechtsgeschäfte ausdrücklich eine besondere Form.
Diese besonderen Formen für bestimmte Geschäfte im Gesellschaftsrecht finden sich u.a.:
- im Handelsgesetzbuch (HGB),
- GmbH-Gesetz (GmbHG),
- im Aktiengesetz (AktG) und
- Art. 11 EGBGB.
Prüfung der Satzung
Regelt das Gesetz keine besondere Form, so kann dennoch eine bestimmte Form für die Vollmacht aufgrund einer entsprechenden Regelung in der Satzung der Gesellschaft vorgeschrieben sein. Deshalb sollte zusätzlich die Prüfung der aktuellen Satzung der Gesellschaft erfolgen.
Auch wenn nach Gesetz oder Satzung keine Form vorgeschrieben ist, empfiehlt sich zur Legitimation und Rechtssicherheit wenigstens Text-/Schriftform.
Zur Sicherheit: Beurkundung als strengste Formvorschrift
Bestehen Zweifel darüber, ob nach Art und Umfang der Vollmacht nicht doch Beurkundung oder Beglaubigung erforderlich sein könnte, insbesondere bei Vollmachten zu beurkundungspflichtigen Geschäften, so sollte immer die stärkste Form der Vollmacht gewählt werden, die Beurkundung. In der Regel ist dies der sicherste Weg, für die Beteiligten dennoch nicht teurer als die Beglaubigung mit oder ohne Entwurf.
Regina Deuter, Bürovorsteherin/Rechtsfachwirtin
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