Was unterscheidet Haufe Advolux von anderen Kanzleiprogrammen?

Alle Funktionen sind von einer Oberfläche aus erreichbar,  möglichst selbsterklärend bedienbar und im jährlichen Einheits-Mietpreis bereits enthalten. Auf gesonderte Module wurde verzichtet. Der workflow orientiert sich weitestgehend an der tatsächlichen Praxis kleiner und mittlerer Anwaltskanzleien. Das Programm kann sowohl unter Windows als auch Linux betrieben werden, eine Mac-Version wird voraussichtlich Mitte 2010 erscheinen.

 

Benötige ich eine besondere Schulung, um Haufe Advolux einsetzen zu können?

Nein. Haufe Advolux ist im wesentlichen selbsterklärend. Fast alle Funktionen sind unproblematisch sowohl vom Hauptmenü als auch aus einer Akte heraus oder über die rechte Maustaste aus erreichbar, so dass Sie im Regelfall jede Funktion „von selbst“ finden. Für Anfänger wird darüberhinaus eine ca. einstündige online-Schulung regelmäßig – ca. alle vier Wochen - kostenlos angeboten. Die Termine finden Sie im Haufe Advolux Service Center (zu erreichen über Advolux)..

 

Kann ich Haufe  Advolux zentral hosten und über das Internet auf meine Daten zugreifen?

Ja, technisch ist das unproblematisch möglich. Das erstmalige Laden der Daten kann hierbei einige Minuten dauern, abhängig von der Uploadgeschwindigkeit Ihres Servers. Das Hosting müssen Sie jedoch selbst in eigener rechtlicher und technischer Verantwortung durchführen, wir weisen darauf hin, dass die Beauftragung von Fremdhostingunternehmen unter dem Gesichtspunkt der anwaltlichen Schweigepflicht (Mandantenverrat) bedenklich ist und Sie bei Verwendung eines eigenen Servers ein VPN einrichten sollten.

 

Wie kann ich mit Advolux Zwangsvollstreckungen durchführen?

Advolux benötigt hierfür kein Extra-Modul. Alle Zwangsvollstreckungsmaßnahmen können einfach über die Forderungsverwaltung durchgeführt werden. Sie müssen zuvor lediglich in der Registerkarte „Forderungen“ die zu vollstreckenden Forderungen in ein Forderungskonto eingetragen und einen (oder mehrere) Titel angelegt haben.

 

Kann ich einem Mitarbeiter mit Advolux eine Nachricht zukommen lassen?

Ja, indem Sie ihm entweder eine Aufgabe stellen oder einen Vermerk zukommen lassen. Bei beiden Funktionen können Sie einen Ihrer Mitarbeiter, welcher einen Advolux-Account hat (also „Bearbeiter“ ist), als Empfänger auswählen. Der Empfänger wird dann über das Netzwerk sofort von der neuen Aufgabe oder dem neuen Vermerk benachrichtigt, in dem auf seinem Bildschirm je nach Einstellung eine Laufschrift erscheint oder ein Fenster aufpoppt.

Darüber hinaus können Sie auch reine Mitteilungen an den Mitarbeiter versenden.

 

Kann ich mit  Advolux Unterakten zu einer Akte anlegen?

Bisher war das nicht der Fall, doch wird mit Rücksicht auf Wechsler, die dies von anderen Programmen gewohnt sind, Advolux ab Anfang 2010 auch diese Funktion anbieten. Advolux-Nutzer werden Unterakten seltener benötigen als Nutzer anderer Programme, da in Advolux zum Beispiel zu einer einzigen Akte beliebig viele Forderungskonten und beliebig viele Verfahren (einschließlich Fremdaktenzeichen) verwaltet werden können. Es ist deshalb nicht nötig, für die 2. Instanz oder die Vollstreckung eine Unterakte anzulegen.

 

Kann ich mit  Advolux meine Kanzleibuchführung erledigen?

Ja. In Advolux selbst ist eine Buchhaltungsmaske integriert, mit der Buchungen sowohl zu den Akten als auch ohne Aktenbezug vorgenommen werden können. Die Windows-Version von Haufe Advolux wird zudem zusammen mit dem Lexware Buchhalter ausgelierfert und bietet die Möglichkeit, die in Advolux aktenbezogen erfassten Buchhaltungssätze in den Lexware Buchhalter zu übergeben und dort weiterzubearbeiten oder dort Auswertungen zu erstellen.

 

Warum kann ich einen angelegten Bearbeiter nicht löschen?

Ein neu angelegter Bearbeiter kann jederzeit gelöscht werden (Systemrechte werden vorausgesetzt). Wenn sich der Bearbeiter jedoch schon unter seinem Namen angemeldet hat, kann er nicht mehr gelöscht, sondern nur noch gesperrt werden. Auf diese Weise bleibt die Zuordnung von Dokumenten, Fristen, Terminen usw. erhalten.

 

Was muss ich bei einer Firewall beachten?

Advolux benötigt bei einer Installation im Netzwerk zwei freie Ports (nämlich 5100 und 5101). Auf dem Server (dem Rechner mit der Datenbank) müssen diese Ports (für das lokale Netzwerk) für StartServer und für Advolux freigegeben sein, auf dem Client (dem Rechner mit dem Arbeitsplatz) nur für Advolux.

Bitte beachten Sie, dass die o. g. Ports nicht für den Zugriff aus dem Internet freigegeben werden, sondern nur für das lokale Netzwerk. Falls diese Ports aus irgendwelchen Gründen anderweitig benutzt werden, ist es möglich, andere Ports zu konfigurieren. Bitte wenden Sie sich in diesen Fällen an die Support-Hotline.

 

Kann ich bei Zahlungen die zu verrechnenden Forderungen und die Verrechnungsreihenfolge selbst bestimmen?

Advolux bietet die Möglichkeit, eine Zahlung entweder automatisch zu verrechnen (z. B. alle Forderungen, alle Hauptforderungen, alle Forderungen eines oder mehrerer ausgewählter Titel) oder die zu verrechnenden Forderungen individuell zu bestimmen. In diesem Falle wählen Sie auf der zweiten Seite des Assistenten anstelle der Voreinstellung "alle Forderungen (auto)" die Einstellung "Forderungen auswählen (manuell)". Sie können nun die gewünschten Forderungen ankreuzen bzw. die nicht gewünschten Forderungen abkreuzen.

Im nächsten Schritt können Sie die Verrechnungsreihenfolge (für die ausgewählten Forderungen) festlegen. Wenn Sie die Forderungen individuell ausgewählt haben (s. o.), können Sie an dieser Stelle auch die Verrechnungsreihenfolge selbst bestimmen. Wählen Sie in diesem Fall "eigene Reihenfolge (manuell)". Jede der ausgewählten Forderungen wird nun die offene (Rest) Forderung (HF bzw. KF) und den Saldo der offenen (Rest) Zinsen (Z-HF bzw. Z-KF) aufgeteilt. Bei zwei Forderungen gibt es somit vier Einträge, nämlich :

Z-HF1 Zinsen Hauptforderung 1
Z-HF1 Zinsen Hauptforderung 2
HF1 Hauptforderung 1
HF2 Hauptforderung 2

Sie können nun die Reihenfolge aller Einträge (also von Z-HF1 bis HF2) beliebig verändern. Entsprechendes gilt bei weiteren ausgewählten Forderungen.

 

Wie kann ich eigene Referatsvorlagen erstellen?

Wenn Sie beim Anlegen einer neuen Akte das Referat auswählen, befindet sich rechts daneben ein kleines grünes Kreuz. Klicken sie auf dieses Kreuz und geben Sie die Bezeichnung für das neue Referat an. Anschließend steht Ihnen das neue Referat sofort zur Verfügung.

 

Kann ich die in Advolux vorhandenen Vorlagen ändern?

Ja. Advolux bietet hierzu mehrere Schritte an. Am einfachsten ist es, wenn Sie im Menü Dokumente den Eintrag "Dokumentvorlagen verwalten" auswählen. Wählen Sie dort den Eintrag "Dokumentvorlagen bearbeiten" und anschließend die gewünschte Dokumentvorlage.

Wenn Sie die Texte jetzt ändern, werden diese anschließend unmittelbar übernommen. Achten Sie bitte darauf, keine Änderungen innerhalb der Scripts vorzunehmen, solange Sie nicht genau wissen, wie das funktioniert. Falls Sie eine Advolux Dokumentvorlage zerstört haben, können Sie sie einfach online aus dem Netz wieder nachladen.

 

Warum fragt Word (2002 und 2003) jedes mal vor dem Öffnen eines Dokuments, ob das Dokument konvertiert werden soll?

Wenn Sie keine Nachfrage möchten, wählen Sie in Word den Menüpunkt : 'Extras | Optionen' und in dem sich dann öffnenden Dialog unter dem Reiter 'Allgemein' den Eintrag 'Konvertieren beim Öffnen bestätigen' abwählen, so dass kein Häkchen gesetzt ist. Schließen Sie anschließend Word. Beim nächsten Start erfolgt keine Nachfrage mehr.

 

Kann ich die geöffneten Dokumente unter einem anderen Namen speichern?

Ja. Bitte beachten Sie aber, dass in diesem Fall die Änderungen nicht mehr von Haufe Advolux übernommen werden. Mit anderen Worten: Wenn Sie ein Dokument unter einem anderen Namen speichern, werden alle Änderungen, die Sie seit dem letzten Speichern vorgenommen haben, nicht mehr in Haufe Advolux gespeichert sondern nur in dem neuen von Ihnen gewählten Speicherort.

 

Kann ich zwischen Word und OpenOffice.org wechseln?

Ein klares Jain. Sie können jederzeit zwischen beiden Textvearbeitungen wechseln und wenn Sie mit dem Datenformat *.rtf arbeiten gibt es auch keine Probleme. Andernfalls kann es sein, dass z.B. OpenOffice.org die für Word im *.docx angelegten Formate nicht bearbeiten kann (nur lesen) oder dass Word die im *.odt für OpenOffice.org angelegten Dokument nicht lesen kann. Erst die neue Word-Version 2.007 Service Pack 2 kann ohne Zusatztreiber das OpenDocumentFormat *.odt lesen.

 

Wo werden die Textdokumente gespeichert?

Auch die Textdokumente werden zu der Akte in der Datenbank (auf dem Server gespeichert). Sie müssen sich also um den Speicherort nicht kümmern.

 

Kann ich meine Eingangspost scannen und zur Akte speichern?

Ja. Richten Sie ein beliebiges Verzeichnis auf der Festplatte ein, in das Ihr Scanner die Dokumente speichert, und importieren Sie die Dokumente zur jeweiligen Akte.  Haufe Advolux unterstützt verschiedene Formate. Mit dem Release Advolux 2.020 (im Frühjahr 2010) wird der Workflow durch einen speziellen Posteingang noch optimiert werden.

 

Kann ich ein Dokument von einer Akte in eine andere kopieren?

Ja. Wählen Sie entweder im Hauptmenü oder in der Registerkarte Dokumente „Dokument importieren“ und klicken Sie dann auf „Aus Akte kopieren“. Durch das Importieren wird das Dokument in der ursprünglichen Akte nicht gelöscht.

 

Warum kann zu einer Person kein Dokument gespeichert werden?

Diese Funktion wurde absichtlich nicht verwirklicht, da das Programm den Kanzlei-Workflow möglichst genau widerspiegel soll. Dokumente werden immer in eine (Papier) Akte geheftet, und in Haufe Advolux deshalb immer zu einer Akte gespeichert. Jede Haufe Advolux‑Akte soll einer physischen Akte entsprechen. Von jeder Person aus sind jedoch alle Dokumente aufrufbar, die an diese Person gerichtet sind oder von dieser Person übermittelt wurden. Das gilt auch, wenn die Person an mehreren Akten beteiligt ist.

 

Gehen bei einer erneuten Installation oder bei einem Update meine selbst erstellten Vorlagen verloren?

Nein. Alle Ihre Vorlagen werden in der Datenbank gespeichert. Der Inhalt der Datenbank wird bei einem Update oder bei einer Neuinstallation von Haufe Advolux nicht verändert. Auch bei einer Deinstallation von Advolux bleibt die Datenbank erhalten und muss - sofern gewünscht - manuell gelöscht werden.

 

Wie kann ich mit Advolux eine Datensicherung durchführen?

Haufe Advolux führt täglich automatisch eine Datensicherung durch. Dieses Verhalten können Sie nur durch eine besondere Konfiguration abschalten. Das Datensicherungsverzeichnis können Sie entweder bei der Installation oder später (auf dem Server) durch Aufruf des 'Startmenüs | Programme | Advolux | Server konfigurieren' ändern. In diesem Falle öffnet sich ein Assistent, mit dem Sie (unter anderem) das Datensicherungsverzeichnis ändern können. 

Unabhängig von der regulären Datensicherung können Sie jederzeit aus Haufe Advolux heraus eine Datensicherung anstoßen. Hierzu müssen Sie nur das Menü 'Advolux Datensicherung' auswählen. 

Achtung: Sie sollten die Daten im Datensicherungsverzeichnis regelmäßig auf einen gesondertes Sicherungsmedium oder einen anderen Rechner sichern.

 

Wie kann ich eine Datensicherung zurückspielen?

Hierzu müssen Sie (auf dem Server) den Assistenten zum Konfigurieren des Servers starten (zu erreichen über  Startmenüs | Programme | Advolux | Server konfigurieren) und als Option 'Datenbank zurücksichern' wählen.

Achtung: Das Zurücksichern der Daten führt zu einem vollständigen Verlust der ursprünglichen Daten. Aus diesem Grunde müssen Sie eine kleine Zwangspause einlegen, bevor Sie den Vorgang bestätigen können..

 

Gehen meine Daten verloren, wenn ich ein Update einspiele?

Nein. Sowohl das Installieren eines Updates als auch das wiederholte Installieren von Advolux hat keinen Einfluss auf Ihre Daten. Das gleiche gilt auch für das Deinstallieren. Ihre Datenbank bleibt somit immer erhalten (es sei denn, Sie löschen das Datenbankverzeichnis manuell).

 

Wo befinden sich die Daten des Programms?

Das hängt davon ab, in welches Verzeichnis Sie die Datenbank installiert haben. Voreingestellt ist (unter Windows) C:\AdvoluxData. In diesem Datenbankverzeichnis befindet sich das Unterverzeichnis 'db', das die Dateien 'anwalt.yap' und 'file.yap' enthält. Diese Dateien können Sie nicht löschen, kopieren oder verschieben, solange der Server läuft.
Achtung: Die Dateien im Unterverzeichnis /db bilden immer eine Einheit und können nur zusammen kopiert oder gesichert werden.

 

 

Benötige ich zum Einspielen eines Updates einen IT-Fachmann?

Nein. Sowohl das Jahres-Update als auch die im Mietpreis enthaltenen unterjährigen Updates können von der Haufe-Advolux Progammoberfläche aus über das Internet problemlos auch von ungeübten IT-Anwendern eingespielt werden. Wenn Sie Haufe Advolux auf einem Rechner betreiben, der über einen Internetanschluss verfügt, prüft das Programm (einstellbar, z.B. einmal wöchentlich), ob ein neues Update oder neue Vorlagen verfügbar sind. Bei einer Installation im Netzwerk müssen Sie das Update auf allen Arbeitsplätzen durchführen.

 

Gibt es Zusatzmodule und was kosten sie?

Nein. Haufe Advolux verfolgt das Konzept, zu einem transparenten Preis alle benötigten Leistungen mitzuliefern. Zusatzmodule werden deshalb nicht angeboten. Auch die  geplante E-Mail-Anbindung, das EGVP und das Web-Modul für Mandanten („Webakte“) werden in Haufe Advolux integriert werden und keine zusätzlichen Kosten verursachen. Falls später einmal  besonders aufwendige Neu-Features (zB Telefonintegration) nur zu einem Zusatzpreis angeboten werden können sollten, wird sich dies auf den „Einheitsmietpreis“ für die bestehenden Lösungen nicht auswirken.

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