Der richtige Umgang mit Mandantenbesuch in der Kanzlei

Die Zufriedenheit des Mandanten nach einem Besuch in der Kanzlei bemisst sich nicht nur nach der Qualität der rechtlichen Beratung. Auch Ihr serviceorientiertes, höfliches Auftreten hinterlässt einen positiven Eindruck. Bei Ihrem Hausarzt schätzen Sie doch sicherlich auch eine zuvorkommende, freundliche und kompetente Behandlung durch alle Mitarbeiter des Praxisteams.

Tipp
Schaffen Sie daher gleich zu Beginn des Besuchs eine für den Mandanten angenehme Atmosphäre, in der er sich gut aufgehoben fühlt!

• Begrüßen Sie den Mandanten freundlich – wenn möglich sogar namentlich – und empfangen ihn mit einem festen Händedruck und einem Lächeln.


• Nehmen Sie ihm die Garderobe ab bzw. weisen auf die Möglichkeit hin, Jacke, Mantel, Schirm und Tasche an der Garderobe abzulegen.


• Bitten Sie ihn, im Wartebereich Platz zu nehmen und melden ihn bei seinem Gesprächspartner an.


• Bei einer längeren Wartezeit: Bieten Sie eine Tasse Kaffee oder ein Kaltgetränk an, soweit dies kanzleiintern üblich ist.


• Setzen Sie Smalltalk dezent ein.

Unbedingt beachten
In Hörweite des Mandanten keine Inhalte anderer Mandate mit Kollegen besprechen! Denken Sie daran: Diese Diskretion erwartet der Mandant auch hinsichtlich seiner eigenen Angelegenheit!

• Bewahren Sie im Empfangsbereich keine Frühstücksgegenstände oder fremde Akten für den Mandanten einsehbar auf.


• Erinnern Sie den Mandanten im Anschluss an den Termin an die in der Garderobe hinterlegten Gegenstände und verabschieden Sie ihn freundlich mit namentlicher Ansprache.

Unangemeldete Besucher – und wie Sie ihnen am besten begegnen

Besucher, die ohne Ankündigung und Termin in die Kanzlei kommen, sind im Kanzleialltag keine Seltenheit. Als Verantwortliche für den Empfangsbereich obliegt Ihnen die teils schwierige Aufgabe, auch auf unangemeldete oder gar unliebsame Besucher höflich, aber bestimmt zu reagieren.

• Begrüßen Sie den unangekündigten Gast stets freundlich und fragen Sie höflich nach dem Anlass seines Besuchs.


• Sollte er ein Anliegen haben, das in den Zuständigkeitsbereich der Kanzlei fällt, oder besteht der Gast auf ein Gespräch mit dem Anwalt/Notar, teilen Sie ihm mit, dass in Ihrer Kanzlei Beratungsgespräche grundsätzlich einer vorheriger Terminabsprache bedürfen.


• Bitten Sie den Besucher, im Wartebereich der Kanzlei Platz zu nehmen und halten Sie Rücksprache mit den Vorgesetzten.


• Lehnen Ihre Vorgesetzten ein Gespräch mit dem Besucher ab, verweisen Sie ihn darauf, sein Anliegen auf dem Schriftwege unter Hinzufügung der relevanten Unterlagen an die Kanzlei zu übermitteln. Dann kann zu einem späteren Zeitpunkt ggf. mit einer schriftlichen Absage reagiert werden.

Weitere nützliche Tipps rund um dieses Thema finden in der Rubrik Kanzlei-Alltag ».

« Zurück